Richiesta di mutuo

Raccogli documenti sensibili dei clienti. In modo sicuro, completo e senza email.

Le richieste di mutuo richiedono lo scambio di documenti finanziari altamente sensibili tra consulenti e clienti. SecureSafe Exchange sostituisce le catene di email frammentate e i trasferimenti di file non sicuri con un unico canale crittografato, dando al tuo team il pieno controllo su ciò che è stato richiesto, ciò che è stato ricevuto e un accesso sicuro basato sui ruoli per l'intero ciclo di vita di uno scambio.

Mortgage Application process with the use of SecureSafe Exchange

Queste organizzazioni attente alla sicurezza si affidano già a SecureSafe

Sfida

La raccolta di documenti per il mutuo non è stata mai progettata per l'e-mail

Nella maggior parte delle istituzioni, la raccolta dei documenti necessari per una richiesta di mutuo (buste paga, dichiarazioni dei redditi, prova di capitale proprio, estratti del registro fondiario) si basa ancora su e-mail, posta fisica o strumenti di condivisione file ad hoc. Questi metodi creano attrito ad ogni passaggio: per il consulente che gestisce le presentazioni incomplete, per il cliente che naviga istruzioni poco chiare e per i team di conformità lasciati senza una traccia verificabile.

Documenti sensibili che transitano su canali non protetti

I clienti inviano regolarmente dichiarazioni dei redditi, documenti fiscali e documenti d'identità come allegati email, non crittografati e spesso a caselle di posta condivise. Una volta inviati, nessuna delle parti ha il controllo su dove finiscano questi file, chi li inoltri o per quanto tempo persistano sui server intermedi. La finestra di esposizione è ampia e il rischio aumenta con ogni pratica.

Pratiche incomplete e cicli di sollecito manuali

La mancanza di un singolo documento, che sia una perizia immobiliare o un estratto conto pensione, blocca l'intera pratica. I consulenti impiegano ore a rintracciare ciò che manca, inviando email di sollecito e confrontando le informazioni tra diverse conversazioni. Non esiste un meccanismo automatizzato per verificare la completezza prima che il fascicolo arrivi alla sottoscrizione, quindi gli errori emergono tardi e costano tempo.

Nessuna traccia di audit e nessuna governance degli accessi

Una volta che i documenti vengono scambiati tramite canali convenzionali, non esiste un registro centralizzato di chi ha caricato cosa, quando è stato acceduto o se è stato ulteriormente condiviso. In un processo regolamentato come l'erogazione di un mutuo, questa mancanza di tracciabilità crea un rischio di conformità e rende impossibile ricostruire la catena di custodia se sorgono domande dopo la chiusura.

Come una richiesta di mutuo fluisce attraverso SecureSafe Exchange

Dalla prima richiesta di documenti alla presentazione finale, SecureSafe Exchange offre a consulenti e clienti un canale unico e strutturato per l'intero processo di richiesta di mutuo. Ogni passaggio è tracciato, ogni documento è crittografato e nulla si perde tra thread di e-mail o unità condivise.

Fase 1: Il consulente del cliente crea un Exchange e definisce la struttura delle cartelle

Il consulente del cliente accede alla piattaforma Exchange, clicca su "Crea" e configura un nuovo Exchange per la richiesta di mutuo. Gli assegna un nome, aggiunge una descrizione del caso aziendale e definisce una struttura di cartelle che riflette le categorie di documenti richieste: prova di reddito, dichiarazioni dei redditi, valutazione immobiliare, estratto del registro fondiario, prova di capitale proprio e qualsiasi materiale aggiuntivo specifico per la struttura di finanziamento. Il consulente inserisce quindi i dettagli di contatto del cliente (e-mail e numero di cellulare per l'autenticazione a due fattori) e può inviare il link sicuro immediatamente o scegliere di inviarlo in un secondo momento direttamente dall'applicazione.

Fase 2: Il cliente riceve un link sicuro e carica i documenti

Il cliente riceve il link via email e viene reindirizzato alla pagina di accesso dell'Exchange. Cliccando su "Invia codice a 2 fattori", il cliente riceve un codice di verifica via SMS. Dopo aver inserito il codice, il cliente atterra sulla pagina di panoramica dell'Exchange, dove può vedere la struttura delle cartelle che il consulente ha preparato. Il cliente carica i documenti tramite clic o trascinamento nelle cartelle corrispondenti e, una volta pronto, clicca su "Condividi documenti" per renderli disponibili al consulente del cliente. Il consulente viene avvisato via email che i documenti sono stati condivisi.

Fase 3: Il consulente del cliente esamina, richiede correzioni e chiude l'Exchange

Revisione e gestione dei documenti:
‍Il consulente del cliente apre l'Exchange pertinente cliccandoci sopra dalla panoramica ed esamina i documenti caricati direttamente all'interno della piattaforma. Può scaricare file, rinominare o ristrutturare le cartelle e caricare documenti aggiuntivi dal suo lato, se necessario.

Richiesta di correzioni o documenti aggiuntivi:
Se un documento è incompleto, illeggibile o obsoleto, il consulente può modificare la struttura delle cartelle, aggiungere nuove cartelle per gli elementi mancanti e inviare nuovamente il link sicuro al cliente. Il cliente accede allo stesso Exchange utilizzando il link originale e carica i file corretti o aggiuntivi senza avviare un nuovo scambio.

Chiusura dell'Exchange:
Una volta ricevuti tutti i documenti e passata la richiesta di mutuo alla fase di elaborazione, il consulente del cliente chiude o elimina l'Exchange. Questo rimuove l'accesso al cliente e garantisce che i dati finanziari sensibili non siano più disponibili dopo la conclusione del processo.

Funzionalità

Cosa rende SecureSafe Exchange diverso

SecureSafe Exchange è stato creato per settori regolamentati in cui lo scambio di documenti non è solo un compito operativo, ma un obbligo di conformità. Ogni funzionalità è progettata attorno a un unico principio: i dati sensibili devono essere protetti per impostazione predefinita, verificabili per design e accessibili solo alle persone giuste per la durata necessaria.

Crittografia

Crittografia completa in transito e a riposo

Ogni documento caricato su un Exchange viene crittografato individualmente utilizzando la crittografia AES a 256 bit e RSA, sia durante la trasmissione che durante l'archiviazione. Ciò significa che, anche in caso di compromissione del server, nessuna singola violazione espone tutti i file di tutti gli scambi. Per i flussi di lavoro relativi ai mutui, in cui i clienti inviano documenti di identità insieme a registrazioni finanziarie, la crittografia per file garantisce che ogni risorsa sia protetta in modo indipendente.

Registri attività

Registro attività per una visibilità completa

Ogni evento di caricamento, download, visualizzazione e accesso all'interno di un Exchange viene registrato con un timestamp e l'identità dell'utente. I consulenti dei clienti possono vedere esattamente quando un documento è stato inviato o consultato, fornendo loro una chiara supervisione dello scambio in qualsiasi momento. Questo sostituisce le incertezze dei flussi di lavoro basati su e-mail con un registro trasparente di tutte le azioni intraprese all'interno della piattaforma.

Accesso clienti

Accesso per i destinatari senza account

I clienti accedono all'Exchange tramite un link unico e l'autenticazione a due fattori via SMS. Nessuna registrazione, nessun download di app, nessuna password da ricordare. Questo elimina il più grande ostacolo all'adozione nella raccolta di documenti rivolta ai clienti: la necessità di creare un altro account. Per i richiedenti di mutui che già gestiscono decine di attività amministrative, l'accesso senza attriti si traduce direttamente in invii più rapidi e completi.

Ruoli

Assegnazione del sostituto e riassegnazione del consulente

Se un consulente clienti lascia l'organizzazione, cambia ruolo o è temporaneamente non disponibile, l'Exchange può essere riassegnato a un altro consulente senza perdere la cronologia dei documenti, la struttura delle cartelle o il contesto del cliente. Ciò garantisce la continuità nel processo ipotecario indipendentemente dai cambiamenti interni del personale, ed evita di interrompere la relazione con il cliente o di dover creare un nuovo Exchange da zero.

Domande Frequenti

Trova qui le risposte alle tue domande più importanti.

FAQ section image
Qual è l'ambito della crittografia? Copre i documenti a riposo e in transito?

Sì. Ogni file viene crittografato utilizzando una combinazione di crittografia simmetrica AES a 256 bit e crittografia asimmetrica RSA. I dati sono protetti sia durante la trasmissione sia mentre sono archiviati sull'infrastruttura SecureSafe. La piattaforma utilizza un'architettura zero-knowledge, il che significa che nemmeno gli operatori dell'infrastruttura possono accedere al contenuto dei file archiviati. Le chiavi di crittografia sono gestite per singolo file, pertanto la compromissione di una chiave non influisce sugli altri documenti nello stesso Exchange.

Come si presenta l'esperienza per i richiedenti di mutuo che ricevono una richiesta Exchange?

I clienti ricevono un link sicuro via e-mail. Cliccano sul link, arrivano alla pagina di login di Exchange e richiedono un codice di verifica 2FA inviato via SMS. Dopo aver inserito il codice, vedono la struttura di cartelle preparata dal consulente e possono caricare i documenti tramite clic o drag-and-drop. Una volta pronti, il cliente clicca su "Condividi documenti" per notificare il consulente. Nessuna creazione di account, nessuna installazione di software, nessuna credenziale separata da gestire. Il cliente può tornare allo stesso Exchange in qualsiasi momento utilizzando il link originale.

Quale visibilità hanno i consulenti della clientela sull'attività all'interno di un Exchange?

Ogni Exchange include un registro attività immutabile che documenta chi ha fatto cosa e quando. Questo comprende caricamenti, download, visualizzazioni ed eventi di accesso ai documenti. Il registro è accessibile direttamente all'interno dell'Exchange da parte del consulente della clientela, offrendo in qualsiasi momento una visibilità chiara sulla cronologia completa di uno scambio. Il registro attività è attualmente disponibile solo in visualizzazione all'interno della piattaforma.

In che modo SecureSafe Exchange supporta la conformità normativa per l'erogazione di mutui?

SecureSafe Exchange è certificato ISO 27001 e ospitato esclusivamente in data center svizzeri. L'architettura della piattaforma, che include la crittografia completa in transito e a riposo, zero-knowledge e controlli di accesso granulari, è progettata per soddisfare i requisiti del GDPR, della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e delle normative finanziarie di settore. La chiusura controllata e la cancellazione degli Exchange supporta ulteriormente la conformità agli obblighi di conservazione e limitazione della finalità.

Dove sono archiviati i dati e i requisiti di residenza dei dati possono essere soddisfatti?

Tutti i dati sono archiviati in Svizzera in data center geograficamente distribuiti e certificati secondo lo standard ISO 27001. Questo modello di archiviazione ridondante garantisce sia la capacità di disaster recovery che un accesso ininterrotto. Per le istituzioni con specifici obblighi di residenza dei dati, l'hosting svizzero garantisce la conformità sia alla normativa nazionale sia alle aspettative dei clienti che richiedono che i propri dati finanziari rimangano all'interno di una giurisdizione definita.