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Demande de prêt hypothécaire
Collectez les documents clients sensibles. De manière sécurisée, complète et sans e-mail.
Les demandes de prêt hypothécaire nécessitent l'échange de documents financiers hautement sensibles entre conseillers et clients. SecureSafe Exchange remplace les chaînes d'e-mails fragmentées et les transferts de fichiers non sécurisés par un canal unique et chiffré, donnant à votre équipe un contrôle total sur ce qui a été demandé, ce qui a été reçu, et un accès sécurisé basé sur les rôles tout au long du cycle de vie d'un échange.
Ces organisations soucieuses de la sécurité font déjà confiance à SecureSafe
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Défi
La collecte de documents hypothécaires n'a jamais été conçue pour l'e-mail
Dans la plupart des institutions, la collecte des documents nécessaires à une demande de prêt hypothécaire (fiches de paie, déclarations fiscales, preuves de fonds propres, extraits du registre foncier) repose encore sur l'e-mail, le courrier physique ou des outils de partage de fichiers ad hoc. Ces méthodes créent des frictions à chaque étape : pour le conseiller gérant les soumissions incomplètes, pour le client confronté à des instructions peu claires, et pour les équipes de conformité laissées sans piste vérifiable.
Documents sensibles circulant via des canaux non protégés
Les clients envoient régulièrement des relevés de revenus, des déclarations fiscales et des documents d'identité en pièces jointes par e-mail, non chiffrés et souvent vers des boîtes de réception partagées. Une fois envoyés, aucune des parties n'a de contrôle sur l'endroit où ces fichiers aboutissent, qui les transfère ou combien de temps ils persistent sur les serveurs intermédiaires. La fenêtre d'exposition est large, et le risque s'accroît à chaque demande.
Soumissions incomplètes et cycles de suivi manuels
L'absence d'un seul document, qu'il s'agisse d'une évaluation immobilière ou d'un relevé de pension, bloque l'ensemble de la demande. Les conseillers passent des heures à rechercher les éléments manquants, à envoyer des e-mails de rappel et à recouper les informations entre les différentes conversations. Il n'existe aucun mécanisme automatisé pour vérifier l'exhaustivité avant que le dossier n'atteigne la souscription, ce qui fait que les erreurs apparaissent tardivement et coûtent du temps.
Absence de piste d'audit et de gouvernance des accès
Une fois les documents échangés via des canaux conventionnels, il n'existe aucune trace centralisée de qui a téléchargé quoi, quand cela a été consulté, ou si cela a été partagé ultérieurement. Dans un processus réglementé comme l'octroi de prêts hypothécaires, ce manque de traçabilité crée une exposition à la non-conformité et rend impossible la reconstitution de la chaîne de conservation si des questions surviennent après la clôture.
Comment une demande de prêt hypothécaire transite par SecureSafe Exchange
De la première demande de document à la soumission finale, SecureSafe Exchange offre aux conseillers et aux clients un canal unique et structuré pour l'ensemble du processus de demande de prêt hypothécaire. Chaque étape est suivie, chaque document est chiffré, et rien ne se perd entre les fils de discussion par e-mail ou les lecteurs partagés.
Étape 1 : Le conseiller client crée un Exchange et définit la structure des dossiers
Le conseiller client se connecte à la plateforme Exchange, clique sur « Créer » et configure un nouvel Exchange pour la demande de prêt hypothécaire. Il lui donne un nom, ajoute une description du cas d'affaires et définit une structure de dossiers qui reflète les catégories de documents requises : preuve de revenu, déclarations fiscales, évaluation immobilière, extrait du registre foncier, preuve de fonds propres et tout matériel supplémentaire spécifique à la structure de financement. Le conseiller saisit ensuite les coordonnées du client (adresse e-mail et numéro de portable pour l'authentification à deux facteurs) et peut soit envoyer le lien sécurisé immédiatement, soit choisir de l'envoyer ultérieurement directement depuis l'application.
Étape 2 : Le client reçoit un lien sécurisé et télécharge les documents
Le client reçoit le lien par e-mail et est dirigé vers la page de connexion de l'échange. En cliquant sur "Envoyer le code à 2 facteurs", le client reçoit un code de vérification par SMS. Après avoir saisi le code, le client arrive sur la page d'aperçu de l'échange, où il peut voir la structure de dossiers préparée par le conseiller. Le client télécharge les documents par clic ou glisser-déposer dans les dossiers correspondants et, une fois prêt, clique sur "Partager les documents" pour les rendre disponibles au conseiller client. Le conseiller est informé par e-mail que des documents ont été partagés.
Étape 3 : Le conseiller client examine, demande des corrections et clôture l'échange
Examen et gestion des documents :
Le conseiller client ouvre l'échange pertinent en cliquant dessus depuis l'aperçu et examine les documents téléchargés directement au sein de la plateforme. Il peut télécharger des fichiers, renommer ou restructurer des dossiers, et télécharger des documents supplémentaires de son côté si nécessaire.
Demande de corrections ou de documents supplémentaires :
Si un document est incomplet, illisible ou obsolète, le conseiller peut ajuster la structure des dossiers, ajouter de nouveaux dossiers pour les éléments manquants et renvoyer le lien sécurisé au client. Le client accède au même échange en utilisant son lien original et télécharge les fichiers corrigés ou supplémentaires sans démarrer un nouvel échange.
Clôture de l'échange :
Une fois tous les documents reçus et la demande de prêt hypothécaire passée en traitement, le conseiller client clôture ou supprime l'échange. Cela supprime l'accès du client et garantit que les dossiers financiers sensibles ne sont plus disponibles une fois le processus terminé.
Fonctionnalités
Ce qui rend SecureSafe Exchange différent
SecureSafe Exchange a été conçu pour les secteurs réglementés où l'échange de documents n'est pas seulement une tâche opérationnelle, mais une obligation de conformité. Chaque fonctionnalité est conçue autour d'un principe unique : les données sensibles doivent être protégées par défaut, auditables par conception et accessibles uniquement aux bonnes personnes pour la bonne durée.
Chiffrement
Chiffrement complet en transit et au repos
Chaque document téléchargé vers un Exchange est chiffré individuellement à l'aide du chiffrement AES 256 bits et RSA, aussi bien en transit qu'au repos. Cela signifie que même en cas de compromission d'un serveur, aucune violation unique n'expose tous les fichiers de tous les échanges. Pour les flux de travail hypothécaires où les clients soumettent des documents d'identité avec des dossiers financiers, le chiffrement par fichier garantit que chaque actif est protégé indépendamment.
Journaux d'activité
Journal d'activité pour une visibilité complète
Chaque événement de téléversement, de téléchargement, de consultation et d'accès au sein d'un Exchange est enregistré avec un horodatage et l'identité de l'utilisateur. Les conseillers clients peuvent voir exactement quand un document a été soumis ou consulté, ce qui leur donne une visibilité claire de l'échange à tout moment. Cela remplace les incertitudes des flux de travail basés sur les e-mails par un enregistrement transparent de toutes les actions effectuées au sein de la plateforme.
Accès client
Accès du destinataire sans création de compte
Les clients accèdent à l'Exchange via un lien unique et une authentification à deux facteurs par SMS. Pas d'inscription, pas de téléchargement d'application, pas de mot de passe à retenir. Cela élimine le plus grand obstacle à l'adoption dans la collecte de documents auprès des clients : l'obligation de créer un compte supplémentaire. Pour les demandeurs de prêt hypothécaire qui gèrent déjà des dizaines de tâches administratives, un accès sans friction se traduit directement par des soumissions plus rapides et plus complètes.
Rôles
Affectation de suppléant et réaffectation de conseiller
Si un conseiller client quitte l'organisation, change de rôle ou est temporairement indisponible, l'Exchange peut être réaffecté à un autre conseiller sans perdre l'historique des documents, la structure des dossiers ou le contexte client. Cela assure la continuité du processus hypothécaire, quelles que soient les modifications internes du personnel, et évite de perturber la relation client ou de devoir créer un nouvel échange de toutes pièces.
