Le registre de transparence suisse : un enjeu de gouvernance des données, bien au-delà d'une simple obligation déclarative

Le fonctionnement de la LBE est clairement exposé sur le portail du registre de transparence de l'Office fédéral de la justice. Les entreprises et autres entités assujetties identifient leurs ayants droit économiques, vérifient les informations et les déclarent via la plateforme EasyGov, que l'administration fédérale utilise pour centraliser à la fois les dépôts et les consultations autorisées. La déclaration est fondée sur l'autodéclaration, ce qui signifie que la responsabilité d'identifier, de vérifier et de maintenir le registre à jour incombe à l'entreprise elle-même, et non à un fonctionnaire vérifiant le travail au moment du dépôt.

Rien de tout cela n'est inhabituel selon les normes internationales. Les registres des ayants droit économiques se sont multipliés dans diverses juridictions depuis des années, principalement en réponse aux recommandations du Groupe d'action financière. Ce qui rend la version suisse intéressante à examiner de plus près est un détail souvent mentionné puis rapidement écarté : le registre lui-même n'est pas public. L'accès est restreint à un organe de contrôle affilié au Département fédéral des finances, aux autorités spécifiques désignées par la loi, ainsi qu'aux intermédiaires financiers et conseillers soumis aux obligations de diligence raisonnable en vertu de la Loi sur le blanchiment d'argent. Les entreprises ne peuvent même pas consulter directement leur propre déclaration. Elles peuvent uniquement demander un extrait ou une confirmation d'enregistrement.

Ce choix de conception unique modifie la nature de la charge opérationnelle réelle. Dans un modèle de registre public, une entreprise dépose une fois, l'enregistrement devient visible et l'obligation continue consiste principalement à le maintenir à jour. Dans un modèle non public fondé sur un accès lié à la diligence raisonnable, les preuves sous-jacentes restent essentielles. Les intermédiaires financiers, fiduciaires et conseillers qui manipulent ces données doivent détenir des preuves vérifiables et prêtes à être auditées de l'identité des ayants droit économiques, et non simplement un formulaire soumis stocké dans une base de données fédérale. Ces preuves incluent généralement des documents d'identité, des accords de propriété, des résolutions de conseil d'administration et des correspondances établissant le contrôle, et elles doivent pouvoir résister à un examen bien après le dépôt initial, d'autant plus que les changements affectant la qualité d'ayant droit économique doivent également être déclarés dans les trente jours suivant la prise d'effet du changement.

C'est là que la difficulté se manifeste concrètement au sein des organisations. Un fiduciaire gérant les dossiers d'ayants droit économiques pour des dizaines de structures clientes a besoin d'un espace pour stocker les documents d'identité et les preuves de propriété qui soit plus sécurisé qu'un lecteur partagé et plus structuré qu'une boîte de réception d'e-mails. Un cabinet d'avocats coordonnant un dépôt avec l'équipe financière d'un client doit échanger des documents d'identité et des déclarations signées sans que ces fichiers ne finissent sous forme de pièces jointes non chiffrées éparpillées dans plusieurs boîtes mail. Une holding suisse de taille moyenne avec une société mère étrangère doit être en mesure de démontrer, potentiellement des années plus tard, que le registre de propriété déposé en 2026 était exact à l'époque et a été mis à jour à chaque modification de la structure. Il ne s'agit pas là de questions juridiques au sens strict. Ce sont des questions relatives à l'emplacement des données sensibles personnelles et de propriété, aux personnes pouvant y accéder, à la traçabilité de chaque accès et à la capacité de l'organisation à reconstituer sa piste de preuves si un régulateur ou un conseiller autorisé le demandait.

Les organisations les plus exposées ne sont pas nécessairement les plus grandes. Les grandes institutions financières disposent déjà d'une infrastructure mature de connaissance de la clientèle (KYC) et intégreront cette exigence dans leurs flux de travail existants. La position la plus délicate concerne le marché intermédiaire : sociétés fiduciaires, cabinets d'avocats et études de notaires spécialisés, prestataires de services aux entreprises et PME dotées de structures de propriété complexes, qui portent désormais une charge d'identification et de conservation des preuves sans avoir nécessairement construit l'infrastructure adéquate. Pour nombre de ces organisations, la LBE marquera la première fois que la documentation sur les ayants droit économiques passera du statut de document conservé dans un dossier par un avocat à celui d'élément que l'organisation doit prouver gérer de manière sécurisée, en continu, sous l'égide d'une loi prévoyant de réelles amendes administratives.

Il s'agit d'un problème d'infrastructure de données avant d'être un problème juridique, et il mérite d'être nommé clairement plutôt que d'être noyé dans un discours général sur la conformité. La question que toute organisation concernée devrait se poser n'est pas seulement de savoir si elle a effectué sa déclaration, mais si elle pourrait prouver l'exactitude et la sécurité de ses registres d'ayants droit économiques si on le lui demandait dans six mois, sans avoir à reconstituer le dossier de zéro. Les organisations qui traitent cela comme une soumission ponctuelle se retrouveront à reconstruire des preuves dans l'urgence lors de la prochaine demande. Celles qui le traitent comme une obligation continue de gouvernance des données, avec un stockage chiffré, des accès contrôlés et un historique clair de qui a accédé à quoi et quand, seront simplement en mesure de répondre à la question.

C'est également la raison pour laquelle cette discussion doit impliquer les responsables de l'infrastructure documentaire et des données de l'organisation, et pas seulement le conseiller juridique. Le stockage chiffré, la journalisation des accès et l'échange sécurisé de documents sont les outils pratiques qui transforment une obligation légale permanente en quelque chose qu'une organisation peut réellement démontrer sur demande. Les prestataires suisses spécialisés dans ce type de gouvernance des données sont parfaitement adaptés au problème créé par la LBE.