Kundenmailbox im E-Banking

Bankdokumente direkt in die sichere Mailbox Ihrer Kunden zustellen

Ersetzen Sie physische Post und ungeschützte E-Mails durch eine verschlüsselte Kundenmailbox, die in Ihre E-Banking-Umgebung integriert ist. SecureSafe Postbox gibt Ihrer Institution die volle Kontrolle über die Dokumentenzustellung, während Ihre Kunden Kontoauszüge, Steuerbescheinigungen und Mitteilungen über eine sichere, vertraute Oberfläche abrufen können.

Diese branchenführenden Unternehmen vertrauen bereits auf SecureSafe

Herausforderung

Die meisten Banken verlassen sich immer noch auf veraltete Kanäle, um kritische Dokumente zuzustellen

Kontoauszüge, Steuerbescheinigungen, Vertragsänderungen und behördliche Mitteilungen gehören zu den sensibelsten Dokumenten, die eine Bank verarbeitet. Dennoch verlassen sich viele Institute immer noch auf physische Post, generische E-Mail-Anhänge oder fragmentierte Portallösungen, um diese Dokumente an Kunden zu übermitteln. Das Ergebnis sind höhere Kosten, geringere Nachvollziehbarkeit und ein wachsendes Compliance-Risiko.

Physische Post ist teuer und nicht nachverfolgbar

Das Drucken, Verpacken und Versenden von Kontoauszügen und Steuerdokumenten an Tausende von Kunden ist ein wiederkehrender Kostenfaktor ohne Zustellbestätigung. Sobald ein Dokument das Institut verlässt, gibt es keinen Prüfpfad, keinen Empfangsnachweis und keine Möglichkeit, Fehler zu korrigieren, ohne den gesamten Prozess neu zu starten.

E-Mail ist schnell, aber strukturell unsicher

Das Versenden sensibler Finanzdokumente als E-Mail-Anhänge setzt sowohl das Institut als auch den Kunden dem Risiko des Abfangens, der Weiterleitung und der Speicherung in unkontrollierten Umgebungen aus. E-Mails wurden nicht für die Zustellung regulierter Dokumente konzipiert, und den meisten E-Mail-basierten Behelfslösungen fehlen Verschlüsselung, Zugriffskontrolle oder Aufbewahrungsrichtlinien.

Fragmentierte Portale erschweren Kunden den Zugang

Wenn Banken eigenständige Dokumentenportale außerhalb des E-Banking-Erlebnisses bereitstellen, sehen sich Kunden mit zusätzlichen Logins, ungewohnten Benutzeroberflächen und getrennten Arbeitsabläufen konfrontiert. Die Akzeptanz sinkt, Supportanfragen nehmen zu, und das Institut verliert die Übersicht darüber, ob Dokumente tatsächlich abgerufen wurden.

Vom Versand bis zur Zustellung in drei Schritten

Kein langwieriger Beschaffungsprozess. Keine komplizierte Einrichtung: Der Einstieg mit SecureSafe ist unkompliziert, und unser Team begleitet Sie bei jedem Schritt.

Schritt 1: Automatischer Versand aus Ihren Systemen

Ihre Institution verbindet SecureSafe Postbox über eine API mit Ihrem bestehenden Dokumentenmanagement- oder Kernbankensystem. Wenn ein Dokument generiert wird (ein Kontoauszug, eine Steuerbescheinigung, eine Vertragsänderung), wird es automatisch an das richtige Kundenpostfach weitergeleitet. Keine manuelle Sortierung, keine einzelnen E-Mail-Versendungen. Versandregeln können nach Dokumententyp, Kundensegment oder Zustellplan konfiguriert werden.

Schritt 2: Verschlüsselte Zustellung an das Kundenpostfach

Jedes Dokument wird verschlüsselt und in das persönliche Postfach des Kunden innerhalb der E-Banking-Umgebung zugestellt. Kunden greifen über die bereits genutzte Oberfläche auf ihre Dokumente zu, ohne dass eine zusätzliche Anmeldung oder eine separate Anwendung erforderlich ist. Dokumente sind nach Typ und Datum geordnet, was den Abruf vereinfacht.

Schritt 3: Zugriff, Überprüfung und Langzeitarchivierung

Zugriff und Einsichtnahme:
Kunden öffnen, sehen und laden ihre Dokumente direkt im E-Banking herunter. Die erfolgreiche Zustellung wird vom System bestätigt, wodurch Ihre Institution den Nachweis erhält, dass das Dokument den beabsichtigten Empfänger erreicht hat.

Benachrichtigungen:
Kunden können über neue Dokumente benachrichtigt werden, entweder durch E-Banking-Benachrichtigungen oder über optionale Benachrichtigungskanäle, die von der Institution konfiguriert wurden.

Langzeitarchivierung:
Dokumente verbleiben unbegrenzt im verschlüsselten Postfach, bis die Institution entscheidet, sie über eine API zu entfernen. Kunden behalten den Zugriff auf ihre vollständige Dokumentenhistorie, solange das Postfach aktiv ist, während die Institution eine Aufzeichnung darüber führt, was wann zugestellt wurde.

Funktionen

Was SecureSafe Postbox anders macht

SecureSafe Postbox wurde für Institutionen entwickelt, die sensible Dokumente in großem Umfang unter Compliance-Druck zustellen müssen. Im Gegensatz zu generischen Dateifreigabetools oder E-Mail-basierten Behelfslösungen bietet Postbox eine speziell entwickelte Infrastrukturschicht für die verschlüsselte, nachvollziehbare und prüfbare Dokumentenzustellung.

Einbetten

In E-Banking integriert, nicht aufgesetzt

Kunden greifen auf ihre Dokumente in der ihnen bereits bekannten E-Banking-Umgebung zu. Keine separaten Portale, keine zusätzlichen Anmeldedaten, kein Kontextwechsel. Dies reduziert die Einarbeitungsschwierigkeiten und erhöht die Akzeptanz, da die Mailbox der Ort ist, an dem Kunden bereits ihre Finanzbeziehungen verwalten.

Verschlüsselung

Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand

Dokumente werden verschlüsselt, sobald sie Ihr System verlassen, bis der Kunde darauf zugreift. Daten werden mit AES 256-Bit-Verschlüsselung geschützt und in einer in der Schweiz gehosteten Infrastruktur gespeichert. Die Institution kontrolliert den Verschlüsselungsumfang, und Dokumente sind niemals während der Übertragung oder im Ruhezustand in unkontrollierten Umgebungen exponiert.

Geprüft

Prüfbare Zustellung mit Lesebestätigung

Jeder Versand erzeugt einen nachverfolgbaren Datensatz: was gesendet wurde, an wen, wann es zugestellt wurde und wann (oder ob) der Kunde darauf zugegriffen hat. Dies liefert Compliance- und Betriebsteams die Dokumentation, die sie für die regulatorische Berichterstattung und interne Audits benötigen, ohne auf clientseitige Bestätigungsprozesse angewiesen zu sein.

Skalierbar

Skalierbarer Versand für große Kundenstämme

Postbox wickelt den wiederkehrenden, hochvolumigen Dokumentenversand (Monatsauszüge, jährliche Steuerbescheinigungen, behördliche Mitteilungen) über automatisierte, API-gesteuerte Workflows ab. Ob Ihre Institution Tausende oder Hunderttausende von Kunden bedient, die Versandinfrastruktur skaliert ohne manuelles Eingreifen.

FAQs

Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen finden Sie hier.

Wie ist das Kundenpostfach gesichert?

Dokumente im Kundenpostfach werden mit AES-256-Bit-Verschlüsselung geschützt, sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand. Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert. Der Zugriff wird über die E-Banking-Authentifizierungsschicht gesteuert, sodass Kunden über dieselben Sicherheitsmechanismen auf ihr Postfach zugreifen, die sie auch für Banktransaktionen nutzen.

Wie sieht die Erfahrung für die Bankkunden aus?

Kunden sehen ihre Postbox als integrierten Bereich im E-Banking. Dokumente sind nach Typ und Datum organisiert. Kunden können ihre Dokumentenhistorie anzeigen, herunterladen und durchsuchen, ohne die E-Banking-Oberfläche zu verlassen. Es ist keine separate Registrierung und kein zusätzliches Passwort erforderlich.

Wie unterstützt Postbox regulatorische Compliance bei der Dokumentenzustellung?

Postbox bietet einen dokumentierten, verschlüsselten Zustellkanal mit vollständigen Audit-Trail-Funktionen. Institute können nachweisen, wann ein Dokument versendet, zugestellt und abgerufen wurde. In Kombination mit Schweizer Datenresidenz und konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen unterstützt dies die Einhaltung von Datenschutz- und Finanzregulierungsanforderungen. Die spezifische regulatorische Anwendbarkeit sollte mit Ihrem Compliance-Team validiert werden.

Welche Arten von Dokumenten können über das Postfach zugestellt werden?

Jeder Dokumenttyp, den Ihr Kernbankensystem oder Dokumentenmanagementsystem erzeugt, kann über Postbox versendet werden. Häufige Beispiele sind Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Steuerbescheinigungen, Portfolioberichte, Gebührenübersichten, Vertragsänderungen und regulatorische Mitteilungen. Dokumenttypen und Versandregeln werden pro Institut konfiguriert.